Indledning

Efterskoleforeningen CVR nr: 22723928 er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. 
Vi tager din databeskyttelse alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:

Efterskoleforeningen
Farvergade 27, H 2. sal
Tlf. 33 12 86 80
E-mail: info@efterskolerne.dk
https://www.efterskolerne.dk/

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:

Helene Dollerup Fagerdal

Økonomichef
Tlf. 33 17 95 84
E-mail: hf@efterskolerne.dk

Opdateret d. 19. juni 2024

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Efterskoleforeningen behandler dine personoplysninger. Vi behandler kun oplysninger om dig, som er nødvendige og behandles med et formål, og vi behandler altid dine personoplysninger fortroligt. 

Datasikkerhed
Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller uautoriseret adgang. Vi sikrer, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt. 

Vi holder data ajour
Da vores service er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse herom. 
Nedenfor kan du se, på hvilket grundlag vi behandler dine oplysninger, til hvilket formål, og i hvor lang tid vi opbevarer dem.

Hjemmesidebesøgende 

Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi følgende personoplysninger om dig:

• Som IP-adresse, dynamisk IP-adresse og cookies eller oplysninger, der fremgår af en kontakt-formular, såsom Navn, telefonnummer og e-mail
• Derudover indsamles vi også din brugeradfærd på vores hjemmeside. 

Vi behandler personoplysninger om dig med følgende formål:
• At målrette annoncer, du ser på vores hjemmeside 
• At optimere driften af vores hjemmeside
• At registrere oplysninger til brug for kontakt 
• For at sikre optimal drift af vores hjemmeside.

Vi behandler oplysningerne på følgende behandlingsgrundlag:
• Du har givet samtykke via cookiebanner (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a).
• Vores legitime interesse, som er at kunne administrere vores hjemmeside (databeskyttelses-forordningen art. 6, stk. 1, litra f). 

Personoplysningerne slettes i henhold til vores sletteregler, der er angivet i vores cookiebanner. 

Kontakt og service 
Når du henvender dig til os pr. mail, telefon, kontaktformular på hjemmesiden eller pr. almindeligt brev, behandler vi følgende oplysninger om dig:
• Dine kontaktoplysninger samt indholdet af din henvendelse.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er, at vi gerne vil yde dig en god service og behandle din henvendelse. 

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag: 
• Vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
• Vi behandler dine oplysninger ud fra en legitim interesse i at kunne besvare dine spørgsmål og eventuel indgå en uddybende samtale for at kunne afdække dine behov (databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1 litra f)

Dine personoplysninger slettes, når formålet med opbevaringen af personoplysningerne ikke længere er gældende. Dette vurderes konkret ud fra den specifikke henvendelse og henvendelsens karakter. Vi behandler dine personoplysninger, så længe vi har en korrespondance med dig. Når korrespondancen er afsluttet, og indholdet af denne ikke giver anledning til yderligere handling, slettes dine oplysninger, der måtte fremgå af korrespondancen. 

Udveksling af tjenesteydelser 
I forbindelse med at vi indgår aftale om udveksling af varer eller tjenesteydelser, er det nødvendigt for os at behandle personoplysninger om dig. Herunder vil vi behandle almindelige personoplysninger, som fx dit navn og din e-mail, med det formål at efterleve vores forpligtelser i henhold til aftalen med dig (data-beskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b). 

Oplysninger indsamlet i forbindelse hermed vil som udgangspunkt blive slettet, når aftalen er opfyldt, medmindre der foreligger en konkret grund til at gemme oplysningerne i et længere tidsrum, f.eks. en garantiperiode, eller hvis der opstår et behov for at reklamere. 

Vi skal opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som købet eller salget vedrører.

Indmeldelse i foreningen
Alle ansatte og bestyrelsesmedlemmer ved efterskoler, der er godkendt til tilskud ved Undervisningsministeriet, kan være medlemmer af foreningen. Det sker ved, at skolerne årligt indsamler navne og e-mailadresser på ansatte og bestyrelsesmedlemmer, som ønsker medlemskab og videre-giver disse til Efterskoleforeningen. Vi bruger din mailadresse til at sende information om relevante arrangementer som fx generalforsamling og i sjældne tilfælde direkte kommunikation fra bestyrelsen. Personoplysninger behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

Hvis du ikke ønsker at være personligt medlem af foreningen gennem din skole, kan du kontakte din skole, som videreformidler udmeldingen til foreningen. Herefter bliver alle oplysninger om dig slettet fra vores medlemskartotek.

Andre med interesse for skoleformen kan blive personlige medlemmer ved henvendelse til sekretariatet. For personlige medlemmer behandler vi oplysninger om navn, adresse og e-mail. Betaling af årligt kontingent sker ved fremsendelse af elektronisk indbetalingskort.

Deltagere på kurser
Medlemmer af foreningen kan deltage i foreningens kurser. Når du tilmelder dig et kursus, registrerer vi følgende oplysninger om dig: Navn, stilling, skole, e-mail og telefonnummer samt evt. særlige kosthensyn og ønsker til overnatning. Disse oplysninger deles med kursus stedet. Personoplysninger behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og art.9, stk. 1, litra a.

Deltagerliste med navn, skole og stilling deles med evt. eksterne kursus arrangører og oplægsholdere samt øvrige deltagere.

Hvis der indgår andre oplysninger, fx MBTI-test som led i forberedelse til kurset, behandles disse op-lysninger i udgangspunktet alene af udbyderen, som er selvstændigt dataansvarlig. I de tilfælde, hvor sådanne oplysninger også behandles af foreningen, sker oversendelse via en krypteret kanal og opbevares med adgangskode, så alene kursuslederen har adgang hertil. Oplysningerne slettes, når kurset er gennemført.

Al øvrigt materiale om kursus afholdelse og deltagere opbevares i mindst fem år efter regnskabsårets afslutning til brug for revision.


Ansøgere om stipendium gennem Stipendieordningen og/eller Egmont Fonden
Efterskoleforeningen administrerer to stipendieordninger; dels stipendieordning for flygtninge og indvandrere og grønlandske unge, dels programmet ’En Håndsrækning til Efterskole’ i samarbejde med Egmont Fonden og Beildorffs Fond.

Hvis du ansøger om stipendium gennem en af de to ordninger, behandler vi følgende oplysninger om dig og dine forældre/evt. samlever: Navn, adresse, e-mail og telefonnummer, indkomstoplysninger (to år forud for ansøgningsåret), nationalitet, søskende, alder, nuværende skolegang, oplysninger om sociale og personlige forhold (trivsel i skolen og/eller familie) og evt. indlæringsvanskeligheder og sygdom. Personoplysninger behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a og art.9, stk. 1, litra a og Databeskyttelsesloven §11. 

Disse oplysninger udveksles med den skole, du har søgt om optagelse på og i nogle tilfælde med Egmont Fonden.

Alle følsomme oplysninger i forbindelse med ansøgningen skal overføres med en krypteret fil-drop. Alternativt kan benyttes fysisk post.

Til brug for vurdering af ansøgningerne printes alle ansøgninger i fysisk kopi som læses af de relevante medarbejdere. Kopierne opbevares i aflåst arkivskab og makuleres, når udvælgelsen er afsluttet.

Kopi af alle ansøgninger opbevares i Efterskoleforeningens cloud-løsning med adgangskoder, så alene relevante medarbejdere har adgang til dem. Ansøgningerne slettes, når skoleåret er forbi. For stipen-diemodtagere opbevares dog oplysninger om navn, alder, kontaktinfo og skole samt bevillings- og udbetalingsstatus til brug for regnskabsgennemgang i op til fem år efter bevillingens udløb.

Behandlingsgrundlaget for Efterskoleforeningens behandling af oplysningerne er samtykke fra ansøger og mindst 1 forældremyndighedsindehaver.

Sociale Medier 
Når du liker og / eller følger os på Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, X og TikTok behandler vi følgende oplysninger om dig:
• dit navn, billeder, brugeradfærd, videoer, kontaktoplysninger. 

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at holde interesserede følgere opdaterede på bl.a. på relevante post på de sociale medier, fx tilbud, nye områder, opmærksomhedspunkter mv.

Vi behandler personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag: 
• Vores interesse i markedsføring samt forbedring af vores hjemmeside og produkt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)
• Du har givet samtykke via samtykkeerklæringen (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a).

LinkedIn 
Vi er fælles dataansvarlige med LinkedIn for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores side. Det betyder at vi sammen med LinkedIn skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum 

Hvis du ikke har en profil på LinkedIn, indsamles der oplysninger om din enhed, lokation/geodata og op-lysninger om din adfærd på LinkedIn og udenfor LinkedIn, eks. besøg på hjemmesider.

Hvis du har en profil på LinkedIn, indsamles der også oplysninger, som du har givet tilladelse til i forbindelse med oprettelse af din profil såsom reaktioner, kommentarer og delinger du og andre foretager. 

Vi modtager kun de oplysninger, som du selv sender til os i form af din henvendelse, like eller kommentar. Herudover modtager vi anonyme statistiske oplysninger om brugerne fra LinkedIn, via en funktion kaldet LinkedIn Page Analytics. 

Hvis du ønsker at slette dine oplysninger hos LinkedIn, skal du slette din profil. Hvis du sletter din profil, betyder det også, at dine opslag, billeder og oplysninger bliver slettet. Har du spørgsmål til LinkedIn Page Analytics, skal du kontakte LinkedIn. 

Facebook og Instagram 
Vi er fælles dataansvarlige med Meta for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores sider på Facebook og /eller Instagram. Det betyder at vi sammen med Meta skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.
Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum 

Meta anvender Insights på Facebook /Instagram for at indsamle statistiske oplysninger om besøgendes adfærd på siden, herunder alder, køn, parforholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder, op-lysninger om køb og geografiske oplysninger. Til dette formål har Meta placeret cookies på din enhed, når du besøger Facebook/Instagram. Hver cookie indeholder en unik identifikationskode, som forbliver aktiv i en periode af to år, medmindre de bliver slettet før udløbet af denne periode. Meta modtager, gemmer og behandler dine personoplysninger gennem disse cookies. Vi modtager aggregerede resultater af disse oplysninger. Du kan at læse mere om Facebooks/Instagrams brug af cookies her:  https://m.facebook.com/policies/cookies/ og Politik om cookies | Hjælp til Instagram

Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra Meta. Meta kan dog videregive oplysninger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”hvordan deles disse oplysninger” i deres Privacy Policy.  

Hvis du ønsker at slette dine cookies, kan du se hvordan via vores Cookiebanner, eller du kan kontakte Meta. 

Meta behandler oplysninger om dig, også selvom du ikke har en konto hos dem. Du kan læse mere om dette her: Metas politik om beskyttelse af personlige oplysninger – Sådan behandler og bruger Meta brugerdata | Center for privatindstillinger (facebook.com)

Twitter / X
Efterskoleforeningen er sammen med Twitter fælles dataansvarlig for indsamling af personoplysninger om dig, når du besøger Efterskoleforeningens Twitter / X side. 
Twitter / X og Efterskoleforeningen har herefter et såkaldt fælles dataansvar for behandling af oplysninger om dig. Det betyder, at Twitter og Danske Regioner skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde databeskyttelsesforordningen. Du kan finde vores aftale her: https://gdpr.x.com/en/controller-to-controller-transfers.html 

TikTok
Vi er fælles dataansvarlige med TikTok for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores side. Det betyder at vi sammen med TikTok skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lov-givningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.
Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://ads.tiktok.com/i18n/official/article?aid=300871706948451871 
TikTok anvender TikTok Analytics for at indsamle oplysninger omkring brugeradfærd i forbindelse med brugen af platformen. Nærmere detaljer omkring dette kan findes her: https://www.tiktok.com/legal/page/global/information-about-tiktok-analytics/en 

Hvis du ønsker at slette dine oplysninger hos TikTok, skal du slette din profil. Hvis du sletter din profil, betyder det også, at dine opslag, billeder og oplysninger bliver slettet. Har du spørgsmål til TikTok Analytics, skal du kontakte TikTok. 

Nyhedsbrev
Når du melder dig til at modtage vores nyhedsbrev, behandler vi følgende oplysninger om dig:
• E-mail og navn 

Formålet er at levere et nyhedsbrev til dig, som retter sig mod dine interesser og ønsker, så du oplever, at indholdet er relevant.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag: 
• Du har samtykket til, at vi må sende dig nyhedsbrevet (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a)

Dine personoplysninger slettes, når du trækker dit samtykke tilbage. Det er frit for dig at trække dit samtykke tilbage, og du kan benytte kontaktoplysningerne i toppen, hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage. 

Rekruttering 
Hvis du søger en stilling ved os, vil vi behandle de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Det er ikke nødvendigt, at du skriver CPR-nummer. 

Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os. 

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag: 
• På baggrund af vores legitime interesse, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f). 
• Behandlingen af CPR-nummer sker alene, hvis du selv har afgivet det i forbindelse med ansøgningen eller CV’et. Vi behandler CPR-numre for at kunne forsvare eller gøre et eventuelt retskrav gældende (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 og databeskyttelsesfor-ordningens art. 9, stk. 2 litra f).

Hvis du fremsender personoplysninger af følsom karakter, behandler vi disse på følgende retsgrundlag:
• En legitim interesse, som er begge parters interesse i vurderingen af et fremtidigt samarbejde (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f) og med henblik på fastlæggelse af eller forsvar ved et eventuelt retskrav vedrørende rekrutteringsprocessen (databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f).
Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 6 måneder, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger o. lign. under rekrutteringsprocessen.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmes ansøgning og bilag maksimalt i 6 måneder, hvorefter det slettes. Ønsker vi at opbevare din ansøgninger i længere tid end dette, så sker dette på baggrund af et specifikt samtykke fra dig. ELLER Uopfordrede ansøgninger slettes med det samme.
Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, vil dette ske på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a). 

Videregivelse af oplysninger
Vi benytter eksterne leverandører/samarbejdspartnere til opbevaring og behandling af oplysningerne. Når vi benytter en databehandler, har vi indgået en databehandleraftale med dem. De behandler derfor udelukkende personoplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål.

Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 45. 

I relevante tilfælde videregives personoplysninger til selvstændige datamodtagere, som banker, inkasso, fragtfirmaer etc.

Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande 
Vi anvender desuden nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttelsen af dine data. 
Dine oplysninger kan overføres til datamodtagere i USA eller Kina baseret på EU Kommissionens standardkontrakter (databeskyttelsesforordningen art. 46, stk. 2, litra c).  Hvis du ønsker det, kan du kontakte os for yderligere oplysninger herom samt udlevering af dokumentation på passende garantier. 
 
Dine rettigheder
Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:
• få indsigt i dine personoplysninger 
• få berigtiget dine registrerede personoplysninger
• få slettet personoplysninger om dig selv
• få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. 
• få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet) mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig
• gøre indsigelse mod behandlingen

Hvis du giver samtykke til os, er dit samtykke frivilligt, og det har ingen konsekvenser for dig, hvis samtykke ikke gives, kun gives til enkelte punkter eller senere tilbagekaldes. 
Tilbagekaldelse af samtykket kan ske til enhver tid ved at benytte kontaktoplysningerne ovenfor. 
Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det. 

For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden. 

Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet